Area commerciale
La nuova economia globale impone alle aziende di adattarsi rapidamente ai mutamenti del mercato, di scoprire nuove opportunità di business, di creare e di incrementare il valore aggiunto al cliente. Conquistare il successo nella nuova economia implica quindi saper rinnovare i processi tradizionali, cercare nuovi modelli e processi di business, ottimizzare i flussi interni e dell’intera Supply Chain.
La soluzione informatica deve perseguire due obiettivi: essere estremamente flessibile per seguire tempestivamente il continuo evolversi delle politiche commerciali e di incentivazione per adattarsi alle esigenze dei cambiamenti del mercato, dei prodotti e della concorrenza; assecondare i flussi aziendali aiutando a snellire i processi con la massima automazione possibile.
L’area commerciale deve gestire in modo integrato tutti gli aspetti: la definizione dell’offerta, l’elaborazione dei preventivi, l’acquisizione dei contratti, la gestione degli ordini con relativa approvazione e conferma, l’ evasione della merce o del servizio per finire con fatturazione e conteggio provvigionale.
Il ciclo di vendita gestisce quindi una gran varietà di documenti: offerte a cliente, ordini, documenti interni, buoni di prelievo, documenti di trasporto, fatture, ecc. Il passaggio dei dati da un documento all’altro deve essere automatico, ma deve prevedere tutti i livelli di controllo necessari in merito alla affidabilità e solvibilità del cliente e agli interventi di modifica delle condizioni di vendita. Dal ciclo delle vendite devono scaturire automaticamente tutti i documenti e le operazioni necessarie alla successiva fase di sollecito e di incasso; non meno importanti sono le funzioni che permettono di gestire gli agenti e le provvigioni a loro attribuite e le analisi di performance dell’intero processo.
Altro punto focale è il collegamento con il magazzino (giacenze, disponibilità, priorità di evasione, ecc.); una gestione corretta ed efficace permette non solo evidenti risparmi, ma anche un miglior servizio ai clienti in termini di rapidità e tempestività di consegna ed abbattimento degli errori.
Parallelo al ciclo delle vendite è il ciclo passivo; la sua automazione consente all’azienda una gestione completa dei fabbisogni e delle fonti di approvvigionamento; gli ordini vengono emessi a fronte di richieste di acquisto, automatizzabili con varie tecniche di approvvigionamento.
La fase di ricevimento, collegata a quella di accettazione e collaudo, attiva la movimentazione di magazzino connessa, gestendo l’avanzamento degli ordini d’acquisto ed attiva il controllo delle fatture passive.
In più con esa software…
La gestione dei listini è particolarmente potente e flessibile: oltre alla possibilità di definire prezzi differenziati per tipologia di clienti o per punto vendita, i listini sono gestiti per data di validità, questo consente di predisporre con anticipo i nuovi listini, di mantenere lo storico prezzi e di creare listini speciali per periodi promozionali. A questo si affianca la possibilità di codificare tutte le condizioni commerciali particolari che l’azienda applica a clienti o a gruppi di clienti, su alcuni articoli o gruppi di articoli, in maniera continuativa o per periodi limitati, per scaglioni di quantità o per fatturato, ecc.
I flussi e stati documento consentono di definire l’iter che deve seguire ciascun documento e gli utenti autorizzati ad operare cambiandone lo stato. In questo modo si automatizzano i processi definendo in maniera precisa quando un documento ha terminato il proprio iter di approvazione e quindi può essere ufficializzato all’esterno. I flussi, differenziati per tipologia di documento, possono diversificarsi anche in funzione di particolarità quali la disponibilità dell’articolo o la solvibilità del cliente.
La modalità di calcolo e di maturazione delle provvigioni degli agenti e dei capi area è fortemente parametrica per potersi adattare alla politica commerciale aziendale; oltre alle associazioni classiche delle provvigioni alla tipologia articolo o cliente, le provvigioni possono dipendere ad esempio dalla quantità, dagli sconti o maggiorazioni applicate, nonché dalle particolari condizioni commerciali di cui gode il cliente. Sono gestite le provvigioni sull’incassato (dell’intero documento o delle singole scadenze) e tutta la problematica relativa ed eventuali insoluti, remissione di effetti, ecc.
Tutti i documenti possono essere automaticamente archiviati con la soluzione documentale che si farà carico di memorizzarne l’immagine, di tracciarne tutte le revisioni e di collegare i vari tipi di documenti inerenti alla stessa pratica, ad esempio ordine, conferma d’ordine, DDT, fattura. L’immagine del documento e di quelli collegati sono direttamente consultabili dal gestionale. La soluzione documentale si farà carico di gestire l’archiviazione sostitutiva.